มีคนถามผมว่าจะสร้างเอกสารในรูปแบบ pdf ได้อย่างไร ช่วยสอนการสร้างเอกสารอิเลคโทรนิคให้หน่อย ผมก็บอกเพื่อนว่าให้ไปหาซื้อ Acobat professional มา ราคาไม่กี่หมื่นหรอก โชคดีที่ผมวิ่งเร็วเลยรอดจากการถูกเพื่อนกระโดดถีบสองขาคู่ไปได้อย่างหวุดหวิด พอตั้งหลักได้ผมบอกมันว่า ทำไมไม่ใช้ Open Office แล้ว Export ไฟล์ให้ออกมาในรูปของ Acorbat แทน  เพื่อนมองหน้าผมเหมือนกับจะบอกว่าคราวนี้ไม่ใช่แค่ขาคู่แต่จะมีฮุกขวาติดมาด้วย ผมรีบบอกมันว่านี่คือเรื่องจริง เราสามารถทำเอกสาร pdf ได้จาก Open Office มันหยุดหายใจยาว ๆ เหมือนระงับความโกรธเอาไว้ แล้วพูดกับผมว่า กูไม่มีโปรแกรม Open Office (แล้วทำไมไม่ไปหาดาวน์โหลดมาว๊ะ) มีวิธีอื่นอีกไหม ผมก็บอกว่ามีน่ะมันมี แต่การสร้างเอกสาร pdf เนี่ยมันมีหลายระดับ ถ้าจะเอาแค่เปลี่ยนเอกสารที่มาจากชุด Microsoft Office หรือรูปภาพอะไรทั่ว ๆ ไปที่เราสามารถพิมพ์ได้ เราแค่ไปหาพวก pdf converter มาใช้ แค่นั้นเราก็สามารถเปลี่ยนมันให้ออกมาเป็นเอกสาร pdf ได้แล้ว “คราวนี้ราคากี่แสน” เพื่อนผมรีบดักคอ ผมต้องรีบบอกก่อนที่จะโดนฮุกขวาว่า “เฮ้ย ๆ มันฟรี” ใช่ครับ ฟรีอีกแล้วครับ (อย่าเพิ่งด่าผมในใจน๊ะว่าหากินแต่กับของฟรี เมื่อเรารู้ขอบเขตของงานที่เราต้องการ เราก็สามารถหาต้นทุนที่ถูกที่สุดได้จริงไหมครับ แต่ถ้าเราไม่รู้ว่าเราต้องการอะไรนี่สิ อันนั้นน่ะอาจจะต้องจ่ายกันแพงหน่อย แล้วอย่าลืมน๊ะครับว่าโปรแกรมที่ผมเอามาสอนวิธีใช้เกือบจะทั้งหมดเนี่ย ผมไม่ได้แนะนำว่าควรจะเอาไปใช้ในระดับ Enterprise น๊ะครับ ผมจะเน้นที่ระดับที่พวกเราใช้ ๆ กัน คือในระดับ Home User เท่านั้น ส่วนที่จะเอาไปใช้ในระดับออฟฟิศด้วยได้ไหม หลาย ๆ โปรแกรมที่ท่านได้อ่านจากที่นี่ มีใช้อยู่ในลูกค้าของออฟฟิศผมกว่า 80% แล้วครับ) เอาหล่ะเดี๋ยวผมจะแสดงวิธีการสร้างเอกสาร pdf จากโปรแกรมเล็ก ๆ ตัวหนึ่งที่ชื่อว่า Primo pdf (ดาวน์โหลดได้ที่นี่ครับ) ที่จริงก็ไม่เล็กเท่าไหร่ 20 MB นี่ก็ถือว่ามีขนาดพอสมควรทีเดียวแต่เมื่อมันฟรีแล้วก็มีการทำงานแบบง่าย ๆ ไม่ซับซ้อนอะไร ผมก็เลือกมาให้เป็นโปรแกรมแนะนำของวันนี้หล่ะครับ

เมื่อได้โปรแกรมมาแล้วเราก็ทำการติดตั้งโปรแกรม ใช้เวลานิดเดียวก็เรียบร้อย จากนั้นเราก็จะทำการเปลี่ยนไฟล์เอกสารที่เราต้องการให้เป็น pdf กันครับ (ไม่ใช่แค่เอกสารน๊ะครับที่มันทำได้ มันยังรวมไปถึงไฟล์ภาพด้วยครับ) ผมจะยกตัวอย่างการแปลงไฟล์จาก .doc (ไฟล์ที่เราได้จาก Microsoft Word) ให้เป็น .pdf ครับ ให้เราเรียกโปรแกรม Word ขึ้นมาจากนั้นก็เปิดไฟล์ที่เราต้องการหรือท่านจะทำใหม่เลยก็ได้ครับ จากภาพด้านล่างผมจะแปลงให้เป็น pdf ครับโดยทำเอกสารมาจาก Word

 113.jpg

จากรูปข้างบน ผมได้สร้างไฟล์บน Microsoft Word ขึ้นมาแล้วผมก็สั่ง print หรือ พิมพ์ครับ

 24.jpg

ในช่อง Printer Name ให้ท่านคลิกที่ลูกศรเลื่อนลงมาท่านควรจะมองเห็น Printer ตัวใหม่ที่ชื่อ PrimoPDF ครับ ให้เราเลือกที่ Printer ตัวนี้ (เพราะเรากำลังจะสร้างไฟล์ pdf น๊ะครับ) แล้วก็คลิก OK เลยครับ

36.jpg

เมื่อเราคลิก OK ก็จะมีหน้าต่างของโปรแกรม PrimoPDF เปิดขึ้นมาครับ ส่วนที่เห็นว่าเป็น PDF Setting นั้นก็จะให้เราเลือกค่าความละเอียดของไฟล์ pdf ที่เราต้องการครับ ก็จะเรียงตั้งแต่ต่ำสุดไปสูงสุด (Screen = ค่าความละเอียดต่ำสุดครับ ส่วน Prepress = จะให้ความละเอียดสูงสุด) ความละเอียดสูงภาพก็จะชัดเจนแต่ก็จะได้ไฟล์ที่มีขนาดของไฟล์ใหญ่ขึ้นน๊ะครับ ก็เลือกเอาตามที่เราต้องการครับ ผมเลือกให้เป็น Prepress ครับ จากนั้นในช่อง Save As เราก็เลือกเอาว่าจะเก็บไฟล์ไว้ที่ไหนครับ จากภาพถัดไป ผมจะเก็บไฟล์ไว้ที่ Desktop ของผมครับ เมื่อเรียบร้อยแล้วก็คลิกที่ OK ได้เลยครับ

46.jpg

55.jpg

จากตรงนี้ไปถ้าเราคลิก OK โปรแกรม PrimoPDF ก็จะสร้างไฟล์ pdf มาให้เราเลยครับ แต่ถ้าไม่ต้องการให้คนอื่นเข้ามาเปิดไฟล์ของเราล่ะ ตัวโปรแกรม PrimoPDF เองก็มีความสามารถในการเข้ารหัสเพื่อป้องกันการเปิดไฟล์โดยผู้ไม่ได้รับอนุญาติอยู่ด้วยครับ ให้เราคลิกที่ Security ครับ

66.jpg

โปรแกรมก็จะเข้าสู่การตั้งรหัสเพื่อใช้ในการเปิดไฟล์รวมทั้งเราเลือกได้ว่าจะให้คนรับไฟล์สามารถพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ไหม, ลอกข้อความหรือรูปภาพได้ไหมอีกด้วยครับ เมื่อท่านใส่รหัสและตั้งค่าเสร็จเรียบร้อยแล้วก็คลิก OK ได้เลยครับ ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

92.jpg

จากภาพด้านบนครับ เราได้ไฟล์ชื่อ test_1.pdf ที่สร้างจาก PrimoPDF ทีนี้เราก็ลองมาทดสอบดูครับด้วยการดับเบิ้ลคลิกเพื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาเราจะพบว่ามี pop up ขึ้นมาถามหา password ครับ

73.jpg

เราก็ใส่ password ที่เราได้ตั้งไว้จากนั้นไฟล์ก็จะถูกเปิดขึ้นมาโดยโปรแกรม Acrobat Reader ครับ

84.jpg

ง่ายไหมครับการสร้างเอกสาร pdf จากโปรแกรม PrimoPDF

About these ads